Cost Reduction Program (CRP) Ala Perusahaan Jepang Berprinsip KAIZEN

“Bagaimanakah Cost Reduction Program (CRP) yang tepat bagi perusahaan untuk membangun bisnis yang lebih ramping, gesit, dan lebih kompetitif? CRP ala perusahaan Jepang berprinsip KAIZEN ini layak dijadikan referensi.”

Strategi pengurangan biaya atau cost reduction seringkali diambil perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya dalam menghasilkan jasa atau produk dengan biaya yang lebih rendah.  Cost Reduction Program (CRP) digunakan untuk mengurangi dan mengeliminasi biaya yang tidak diperlukan tanpa mengurangi kapabilitas perusahaan tersebut. Pengurangan biaya paling relevan dilakukan perusahaan untuk bertahan ketimbang menaikkan harga jual produk, apalagi mengurangi jumlah penjualan produk. 

Strategi CRP yang efektif bagi sebuah perusahaan adalah pada tahap perencanaan.  Secara teoretis Hansen dan Mowen (2006) menjelaskan strategi cost reduction sebagai pengelolaan siklus biaya (life-cycle cost management) yaitu bertumpu pada tahap awal siklus produksi. Pendapat Hansen dan Mowen (2006) didasari oleh pemahaman bahwa 90% biaya dalam siklus hidup produk ditentukan dalam tahap pengembangan. 

Oleh sebab itu, setiap aktivitas yang hendak dilakukan harus direncanakan dan diperhitungkan kontribusinya kepada produk. Aktivitas yang tidak memberi nilai tambah harus dieliminasi. Hansen dan Mowen (2006) menjelaskan bahwa cost reduction wajib menganalisa setiap pemicu aktivitas (cost driver).

Bagaimana jika CRP dilakukan di tengah periode anggaran?  Biaya apa saja yang akan dieliminasi?  Apa dasarnya? Untuk menjawab pertanyaan ini, ada baiknya kita berkaca dan mengambil pelajaran pada CRP yang diterapkan di perusahaan Jepang yang terbukti eksis namun produktif dalam kinerja positif.  TOYOTA.  

BULOG Corporate University melalui serial webinar Sharing Knowledge Mania (SKM) beberapa waktu lalu berkesempatan mengundang Wakil Direktur Bidang Non Akademik Akademi Komunitas TOYOTA Indonesia (AKTI) Bapak Mursyid, sebagai narasumber webinar. Diikuti oleh insan Perum BULOG dari Kanwil/Kancab seluruh Indoneisa, ini merupakan seri kedua dari rangkaian webinar SKM, yang mengambil topik KAIZEN for Life.  

KAIZEN merupakan salah satu pilar dan elemen TOYOTA WAY, yaitu budaya perusahaan yang telah melebur dalam setiap aktivitas bisnis TOYOTA.  Dalam pemaparannya, Mursyid menjelaskan bagaimana TOYOTA WAY yang terdiri dari 5 pilar dan elemen yaitu Challenge, Kaizen, Genchi Genbutsu, Respect, dan Teamwork dileburkan dalam setiap aktivitas bisnis TOYOTA. 

Secara khusus KAIZEN bahkan telah menjadi semacam way of life bukan hanya bagi insan TOYOTA namun juga mendunia. Kelima pilar dan elemen itu melebur melalui teladan dari para leader di perusahaan.  Secara top down, keteladanan itu menetes dan meresap ke bawah, terus hingga ke jenjang terendah. Mentoring di TOYOTA dilakukan berjenjang.  Atasan membimbing bawahan untuk mempercepat asimilasi. 

Apakah hubungannya budaya perusahaan TOYOTA ini dengan CRP? Ya, TOYOTA juga melakukan CRP untuk bisa bertahan dan tetap profit.  Mereka menerapkan CRP ala KAIZEN.  Bagaimana CRP ala KAIZEN?  Pertama, kita pahami dulu apa itu KAIZEN. 

KAIZEN adalah core value yang mengandung arti “selalu mencari cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan”.  Tentunya juga untuk menuntaskan seluruh aktivitas bisnis TOYOTA.  Cara yang lebih baik ini diterjemahkan sebagai cara meningkatkan proses bisnis secara terus menerus, selalu melakukan inovasi dan evolusi.  Semangat ber-KAIZEN dan berpikir inovatif itu dilakukan seiring upaya mempromosikan organisasi pembelajar dan membangun sistem yang ramping serta terstruktur. 

Mursyid menjelaskan, CRP di TOYOTA dilakukan dengan tujuan meningkatkan profit perusahaan.  Ini dilakukan dengan cara menurunkan Harga Pokok Penjualan yang diterjemahkan dengan menurunkan biaya operasional.  Berpedoman pada prinsip KAIZEN, bahwa reduksi biaya harus dilakukan dengan cara yang lebih baik untuk menyelesaikan pekerjaan.  CRP di TOYOTA dilakukan sebagai berikut: 

1. Berdasarkan breakdown data keuangan yang valid dan detil 

CRP di TOYOTA dilakukan setelah menganalisa breakdown data keuangan di tiap-tiap aktivitas bisnis di tiap lokasi secara detil (gudang, kantor cabang, kantor wilayah, pabrik, dll).  Berdasarkan data tersebut, akan terlihat biaya operasional di lokasi mana yang harus dikurangi yang berpengaruh langsung terhadap pembentukan Harga Pokok Penjualan produk. Reduksi biaya di gudang mungkin tidak sama dengan di kantor atau pabrik.  

Begitu pula reduksi biaya operasional di kantor pusat, kantor wilayah, dan kantor cabang sudah pasti tidak sama. Misalnya di Kalimantan dan Jawa, biaya transportasi akan sangat berbeda.  Reduksi biaya di item ini tidak bisa disamakan antar wilayah.  Semua dilakukan secara proporsional berdasarkan analisa data keuangan. 

2. Dilakukan secara bertahap (gradually) dan periodik

CRP di TOYOTA tidak dilakukan secara tiba-tiba. Analisa data keuangan secara periodik setiap periode waktu tertentu akan menghasilkan apakah akan ada kebijakan reduksi biaya atau tidak. Dan pelaksanaan pengurangan biaya dilakukan secara bertahap dalam kurun waktu tertentu dengan persentase tertentu. 

Misalnya di pertengahan semester dari hasil evaluasi data keuangan, untuk menambah profit maka harus dilakukan pengurangan biaya sebesar 10 Miliar di lokasi pabrik di Karawang hingga akhir semester.  Maka pengurangan biaya sebesar 10 Miliar itu dilakukan bertahap misalnya 3,5 Miliar per bulan dan dievaluasi setiap bulan.  

3. Diprioritaskan terhadap item biaya tertinggi pada biaya operasional di masing-masing aktivitas bisnis 

CRP di TOYOTA menyasar pada item yang paling tinggi menyedot biaya operasional di masing-masing wilayah.  Namun, apabila memang item tersebut butuh biaya yang tinggi, akan dicari cara untuk mereduksi biaya tersebut dengan tetap memperhatikan nilai budaya KAIZEN yaitu menyelesaikan pekerjaan dengan cara terbaik. 

4. Disesuaikan dengan aktivitas bisnis di masing-masing Divisi/Departemen

CRP di Departeman atau Divisi yang sifatnya supporting tidak bisa disamakan di Departemen Produksi.  Bebannya sangat berbeda.  Kembali ke poin 1, analisa data keuangan kembali berbicara untuk pengambilan keputusan, seberapa besar pengurangan biaya di Depertemen Produksi dan seberapa besar di Departemen Supporting.

Itulah CRP ala KAIZEN yang dilaksanakan di TOYOTA untuk menciptakan profit yang lebih tinggi.  Setiap kali CRP, dilakukan evaluasi. Demikian pula setiap periode waktu, data keuangan diperbaharui sebagai dasar pengambilan keputusan CRP berikutnya.  

“Kami selalu melakukan pengambilan keputusan berbasiskan data real,” kata Mursyid.  Ini sejalan dengan nilai KAIZEN yaitu menyelesaikan pekerjaan dengan cara terbaik. Data yang valid , data yang tersedia, adalah modal untuk melakukan cara terbaik dalam mengambil keputusan yang berpengaruh pada profit perusahaan. 

Banyak hal dapat dipelajari dari CRP ala KAIZEN yang diterapkan TOYOTA, antara lain adalah tentang penyediaan data, evaluasi, dan CRP bertahap.  Bagaimana dengan perusahaan Anda? 

Aktivitas bisnis tiap perusahaan memang berbeda dengan TOYOTA, namun ada 3 poin penting yang dapat kita serap dari CRP ala KAIZEN ini.  CRP Gradually Periodik berbasis data, CRP berbeda untuk tiap wilayah, dan CRP fokus di item pemborosan tersignifikan. Bisa jadi inilah jawaban dari pertanyaan “ Bagaimana Cost Reduction Program (CRP) yang tepat bagi perusahaan untuk membangun bisnis yang lebih ramping, gesit, dan lebih kompetitif?”  (Opi)

Referensi: 

Hansen, D.R. dan M.M. Mowen. 2006. Cost Management: Accounting and Control (5 ed.). Thomson South-Western. Mason.

Syarifuddin la Kasse & Ratna Ayu Damayanti, Strategi Holistik Cost Reduction: Memadukan Pendekatan Mekanis dan Sistem, dalam Jurnal Akuntansi Multiparadigma, Volume 7, Nomor 1, April 2016, Hlm. 91-100.